När alla säger att strategin är tydlig, ändå springer teamen åt olika håll
Tydlighet – det viktigaste verktyget vi glömmer bort
I många organisationer finns en strategi som på pappret är tydlig och välformulerad. Den presenteras ofta i ledningsgruppen, diskuteras på kickoffen och får medhåll av de flesta. Men när den ska omsättas i vardagen upplever produktteamen något helt annat. Kopplingen mellan den företagsstrategin och det dagliga arbetet i blir otydlig, och då spelar det mindre roll hur bra strategin är skriven.
Vi vill alla göra rätt och bidra till företagets mål. Men om strategin inte är begriplig och konkret ur ett produktperspektiv blir det svårt att veta vad som faktiskt är viktigast just nu. När den är för generell och abstrakt kan nästan alla initiativ tolkas som att de stöttar strategin, vilket gör att teamen drar åt olika håll. Resultatet blir splittrade prioriteringar, längre beslutsvägar och frustration, både i teamen och hos stakeholders som inte ser att vi gör de förflyttningar som förväntas.
Att skapa tydlighet handlar om att bygga en bro mellan strategi och vardagsarbete. Det betyder att göra det tydligt varför vi gör det vi gör och hur det bidrar till helheten. När vi lyckas med det händer något:
Vi får en gemensam riktning och enklare prioriteringar.
Beslutsvägarna blir kortare och leveranserna snabbare.
Motivationen ökar, eftersom teamen ser hur deras arbete faktiskt bidrar till företagets framgång.
I den här artikeln delar jag med mig av två verktyg jag ofta använder, Decision Stack och KPI-träd och hur jag använder dem för att skapa tydlighet.
Decision Stack
Decision Stack är mycket av en mental modell som hjälper mig identifiera om/eller var det finns gap i strategin och mål till de jobb som görs i teamen. Verktyget skapa en tydlighet och visualisering kring hur kopplingen ser ut mellan Strategi till det man görs i vardagen. Den fungerar både som ett analysverktyg för att identifiera var det finns luckor och som ett kommunikationsverktyg för att visualisera kopplingar och skapa samsyn varför de gör något och hur det hänger ihop med helheten. Enkelt beskrivet så består modellen av flera olika nivåer:
Vision & mission – Var ska vi? På företagsnivå är en tydlig vision ger en gemensam riktning. Den bör vara inspirerande, kundcentrerad och kopplad till ett större varför vart företaget vill.
Strategi – Hur kommer vi dit? Strategin handlar om att göra medvetna val, prioritera vissa områden och välja bort andra. Den visar hur vi ska röra oss mot visionen. I del av stacken är det en strategi på företagsnivå.
Produktstrategi - Hur tar vi produkten till målet Detta är på produktnivån och kan vara i på en Area, värdeström eller en produkt som ett eller flera team bidrar till strategin. Denna strategi skall hänga ihop med företagsstrategin och bidra till den.
Mål – Vad är viktigast nu? Här konkretiseras produktsstrategin till tydliga mål (t.ex. OKRs) som hjälper till med fokus och som tar oss mot strategin. Precis som strategin så kan målen vara på Area, värdeström nivå eller på ett enskilt team.
Möjligheter – Vad kan vi göra för att ta oss framåt? Istället för att hoppa direkt till lösningar handlar detta steg om att utforska kundbehov, problem och idéer som kan driva målen i rätt riktning. Ett bra verktyg här är Opportunity Solution Tree.
Principer – Hur gör vi jobbet? Principer hjälper oss fatta beslut och göra avvägningar. Jag tycker att detta är den svåraste men oxå den intressantaste delen, där är här man verkligen fattar beslut vad som är viktigt och inte. De här typerna av val tydliggör vad vi inte gör, och hjälper team att ta självständiga beslut som ligger i linje med strategin och alignar sig mellan olika produktområden. Jag brukar använda even-over formuleringar, som t.ex. “Vi prioriterar nybörjare framför power users” eller “App framför desktop”.
När alla nivåer hänger ihop skapar det trygghet och handlingskraft i hela organisationen. Teamen vet varför de gör det de gör, och ledningen kan känna sig trygg i att strategin omsätts i praktiken. Jag pratar inte om Cascade uppifrån ledningen utan sammansvetsat och tillsammans.
Läs mer om Decision Stack
Bild från Decision Stack
KPI-träd
KPI-träd är ett enkelt och ett kraftfullt sätt att visualisera hur mål hänger ihop från företagsövergripande mål ned till mål på produkt och hur de relaterar till varandra.
Företag har en ofta flera övergripande mål, men dessa bryts sällan ner så att det blir tydligt vad olika produkter eller initiativ faktiskt ska bidra med. Om man inte bryter ned dessa mål så är det svårt att ifrån produkt att tydligt visa hur vi bidrar till de övergripande målen. På produktnivå finns ofta olika mätetal, men de saknar koppling till helheten.
Med ett KPI-träd kan vi:
I toppen har du ett övergripande företagssmål, t.ex. “Ökad försäljning X%”. Oftast är detta mål på en längre horiszont på några år bort i tiden.
Det bryts ner i ytterligare en nivå t.ex. Totalt kundanskaffning och retention. Detta är fortfarande på företagsnivå.
Dessa delas i sin tur upp i mer specifika KPI:er, som antal leads, churn-rate eller konverteringsgrad.
Genom att koppla varje KPI till dess överliggande nivå kan vi tydligt se:
Mål som står utan stödjande aktiviteter.
Aktiviteter som inte har något tydligt mål.
Om något mål har för många (eller för få) insatser kopplade till sig.
Alla dessa mål skall givetvis framgå i de olika produktteamens roadmap, så att man enkelt och tydligt kan se hur teamen bidrar till de övergripande målen.
Jag har använt KPI träd tillsammans med Opportunity solution tree, det gör visualiseringen ännu mer kraftfull där man ser vilka möjligheter som är kopplade till respektive KPI och även vilka möjligheter som är nedbrytna och jobbas på. Vill du läsa mer om Opportunity solution tree, Det fungerar även utmärkt ihop med Opportunity Solution Tree, KPI-trädet visar vad vi behöver förbättra, och OST hjälper oss hitta hur vi kan göra det.
KPI Tree
Glöm inte bort Produktmåtten dvs mått som mäter prestandan på dina produkter oavsett marknadssituation, omvärld osv. Dessa mått kan tex vara mått som Droff-off i ett flöde, Time to success osv.
Hur kommer man igång
Min erfarenhet är att både Decision Stack och KPI-träd är enkla att börja använda, men effekten kommer först när man gör det tillsammans och återkommer till dem över tid.
Börja alltid med att vara tydlig med varför ni gör arbetet. Vilket problem vill ni lösa? Vad hoppas ni uppnå?
Decision Stack
Samla in den information som finns för varje nivå i modellen.
Titta efter luckor: Var saknas kopplingar eller tydlighet?
Involvera de personer som kan fylla på – det kan vara från affär, strategi, design, tech eller andra produktteam.
När modellen är komplett, gör den synlig för alla och använd den som ett levande verktyg. Som produktledare är det viktigt att återkomma till den regelbundet och uppdatera när förutsättningarna förändras.
KPI-träd
Följ samma grundidé som med Decision Stack.
Börja på högsta nivå och bryt ned målen steg för steg.
Visualisera kedjan och identifiera om något saknar koppling eller stödjande aktiviteter.
Involvera andra roller i organisationen för att skapa gemensam förståelse och ägarskap.
Att komma igång handlar alltså mindre om att ”få till det perfekta underlaget” direkt och mer om att skapa en första version som ni kan utveckla tillsammans.
Några effekter kring tydligheten?
Tydligheten ger förstås många effekter och kan variera från tillfälle till tillfälle och över tid. Men några effekter som jag ser top of mind är:
Bättre beslut – team och ledning prioriterar utifrån samma bild.
Mindre frustration – alla vet varför vi gör det vi gör.
Snabbare leverans – kortare beslutsvägar och tydligare fokus.
Tydlighet är inte något du löser med ett dokument utan det är ett kontinuerligt arbete. Det kräver dialog, mod att ställa frågor, och ibland att ifrågasätta saker som verkar ”självklara”.
